こんにちは！会議や飲み会で「10分だけ」「1杯だけ」が本当だった試しがない。はるです。
昨日も「10分だけ」て言われたはずの打ち合わせが結局1時間くらいになってました。
なんで日本は会議大好きで無駄に長時間やってしまうのか？考えてみました。
ゴールが決まってない
まず1番にこれかなと思ってます。
「会議やるぞ」って言っても「何についての会議やります」というだけで「ここまでやったら目的達成なので終わります」という明確なゴール地点が無いんですよね。
会議の始まりで概要説明されても「この会議は何が出来たら完了です」っていう言葉、1回も聞いたことなくないですか？
大体、内容をざっと言われて、（守られない）スケジュール説明されて、最後に質疑応答と総括。
「目的を達成したら終わりとする」ではなく「会議で行う項目が終わったら会議終了とする」になっています。
体育教師の気分で終わりが決まるマラソンのようなものですね。
なんでも発言すればいいと思っている
会議で質疑応答する時「出来るだけ質問しろよ」と言われますよね。
あれ、不思議じゃありませんか？突っ込みどころないなとか、納得の内容だったと思えば別に言う事はありません。
なのに「質問しろ」オーラをやたら出してくるんですよね。
それに負けた人が無理に考えた質問で時間を取る。
さらに偉い人が重箱の隅をつつくような質問を連発。もしくは無理やり誰かを当てる。質問時間が5分なのに10分15分とか平気で取っていく。
時間を守るより何かを言う事を大事にしてるフシがあるんですよね。発言する事こそが有意義であると。
集まって資料の見せあいが大好き
データをエクセルにまとめて、さらにそれをパワーポイントにして、何枚何十枚と作って印刷＆プロジェクタに映して説明。
事前の準備段階からやたらと時間かけるんですよね。終わった後は大して読みもしない資料に。
「大勢で集まってパワポ資料とにらめっこ」が本当大好きな種族だなと思います。
そうさせる事に満足感を得ているんですよね。「カラフルな資料をにらめっこする社員」「何人かで意見交換」という場を作る事自体に。
中身の濃い資料を作って長時間喋りあってアレコレ発言したって覚えきれません。
始まり良ければ全てよし
時間に関してルーズなのも原因ですね。
日本の会社では「始まりの時間を守る事」はやたらとうるさく言われますが、「終わりの時間を守る事」については何も言われません。
「5分前着席」だとか「始められるように準備をして待て」など、何かを始める前について口うるさく言われる事は皆さんも経験がありますよね。
そのくせ、始まってしまったら「ちゃんと始められたヨカッタヨカッタ」という感じで終わりの時間についてはちっとも考えていない時間の使い方をします。
「時間を守れ」という言葉は終わりの時間も守ってから言ってほしいですね。
海外ではどうしているのか？
以前、ドイツでの働き方についてテレビで見た時に会議のシーンがありました。
- 打ち合わせは2～3人
- その辺のテーブルで
- ササっと１０分程度
こんな感じでした。
聞きたい事、言いたい事、必要な相手、ゴール地点。全部が決まっているからスマートにパっと終わらせられるんですね。
ちなみにドイツは労働に関してとても厳しい国で、残業は基本ダメ（した場合は次の日の労働時間を短縮させる）労基による抜き打ち検査あり、罰金もありうるという、国がホワイト労働を奨励させています。
ルールが無いから長くなる
会議をするに際し、ルールが決まっていないから長くなると言えるのではないでしょうか。
- 質問は何分（何人）まで
- 開始と終わりの時間を守る
- 目的を明確にする
- 要点だけをまとめる
- 必要な人材だけ参加する
こんな風にルールを決めておけばその場その場で無駄に何かしなくてはいけない事も減ります。
「会議時間は短くしよう！」なんて抽象的に言う前に運用ルールを決める方が速いですね。
